Vad är indirekta inköp — och varför kostar de ditt bolag för mycket?

Direkta vs indirekta inköp — vad är skillnaden?

Inom inköpsteori delar man upp kostnader i två kategorier. Direkta inköp är det som går direkt in i er produkt eller tjänst — råvaror, komponenter, underleverantörer i kärnverksamheten. Dessa hanteras nästan alltid med tydliga avtal, upphandlingsprocesser och dedikerade inköpare.

Indirekta inköp är allt annat. Det är kostnaderna som håller verksamheten igång men inte syns i slutprodukten: IT-licenser och hårdvara, telekom och mobilabonnemang, hotellavtal och resebyråer, bilflotta och leasing, kontorsmaterial och facility management, försäkringar, HR-system, konsulttjänster och rekrytering.

Dessa kategorier utgör typiskt 10–18% av ett mid-market-bolags omsättning. Och de hanteras nästan alltid utan struktur.

Varför ingen äger de indirekta kostnaderna

Det finns en logisk förklaring till att indirekta inköp hamnar i ett vakuum. Ekonomichefen äger fakturan men inte relationen. IT äger sina system men inte förhandlingen. HR äger personalförmånerna men inte kontraktsstrategin.

Resultatet: ingen äger leverantörsdialogen. Ingen jämför priser mot marknaden. Ingen vet om befintliga volymer borde ge bättre villkor.

I ett bolag med 500 MSEK i omsättning innebär 15% indirekt spend 75 MSEK i kostnader som hanteras utan systematik. Av den summan betalar de flesta bolag 20–40% mer än de behöver — inte för att leverantörerna är oseriösa, utan för att ingen förhandlar.

De vanligaste indirekta kategorierna

Vilka kategorier har störst potential? Baserat på vad vi ser i nordiska mid-market-bolag är de vanligaste och mest underoptimerade:

• IT och SaaS-licenser — ofta köpta på listpris, med outnyttjad volymrabatt
• Telekom och mobil — operatörerna ger sällan sitt bästa bud utan förhandling
• Hotell och affärsresor — avtalslösa bolag betalar 25–40% mer per rumnatt
• Bilflotta och leasing — leasingvillkor varierar kraftigt, och tilläggstjänster är ofta överprissatta
• Kontorsmaterial och förbrukningsvaror — låg enskild faktura, men hög total volym
• Försäkringar — sällan upphandlade, nästan alltid förnyade utan omförhandling
• Konsulttjänster och rekrytering — ramavtal saknas hos de flesta mid-market-bolag

Vad händer utan struktur?

Utan en ägarfunktion för indirekta inköp ser mönstret ut så här: En avdelningschef behöver ett nytt system. De googlar, hittar en leverantör, tecknar ett avtal. Nästa år förlängs det automatiskt. Tre år senare sitter bolaget med en lösning de betalat för utan att utvärdera alternativ, utan volymrabatt, och utan att veta om priset är rimligt.

Multiplicera det med 80–150 leverantörer — vilket är normalt för ett mid-market-bolag — och volymen av orealiserade besparingar blir betydande.

En studie från McKinsey Global Institute visar att bolag som inför strukturerade inköpsprocesser för indirekta kategorier realiserar 15–30% besparing i de kategorier som upphandlas. Besparingen uppstår inte för att leverantörerna är villiga att sänka priset — de är alltid det när volymen eller relationen motiverar det. Besparingen uppstår för att någon faktiskt ber om det.

Benchmarking — vet ni vad ni borde betala?

En av de viktigaste insatserna i ett inköpsarbete är benchmarking: vad betalar jämförbara bolag för samma tjänst? Utan den jämförelsen är det omöjligt att veta om befintligt pris är bra, rimligt eller dåligt.

För de flesta indirekta kategorier finns det etablerade marknadsdata. En professionell spend-diagnostik inkluderar alltid denna jämförelse — och det är ofta den som tydligast visar var besparingspotentialen finns.

Hur börjar man?

Det första steget är att kartlägga. Samla fakturadata för de senaste 12 månaderna, kategorisera per leverantör och kostnadskategori, och räkna ihop volymen per kategori. Redan den övningen ger insikter som de flesta ekonomiavdelningar saknar.

Nästa steg är att prioritera. Inte alla kategorier är värda att upphandla — engångskostnader, strategiska leverantörer med långa relationer, och kategorier med låg volym bör prioriteras ned. Kategorier med hög volym, låg komplexitet och ett fragmenterat leverantörslandskap är rätt att börja med.

Det är precis det Indiktas spend-diagnostik gör: kartlägger, benchmarkar och prioriterar. Resultatet är en konkret roadmap med uppskattad besparingspotential per kategori — levererad på 4–6 veckor.